Sergio Fernández: «No tengo tiempo» es la mejor excusa para no hacer nuestros propósitos
«No tengo tiempo», estar abrumado, desbordado por más cosas de las que podemos hacer es una consecuencia más de una mala organización que de una falta de capacidad
No se puede decir «no tengo tiempo», no se tiene más o menos tiempo, porque el tiempo siempre es el mismo. Decir «no tengo tiempo» es estar abrumado por tareas desbordantes. Para tener tiempo o mejor dicho para aprovechar el tiempo hay una serie de técnicas organizativas.
Principios para acabar con el «no tengo tiempo»
- Crear listas de tareas pendientes que sean alcanzables y proritarias es la mejor forma para acabar con «no tengo tiempo».
- Listas de actidades que quiero hacer a futuro categorizadas.
- Evitar a los ladrones de tiempo (distracciones).
- Organizar los correos electrónicos por categorias (revisón, procesamiento, categorización y contestación) y asignar fechas de contestación periódicas y no diarias.
- Aumentar la concentración permite hacer más en menos tiempo.
- Trabajar por objetivos y no por tiempo.
- Poner las prioridades en el primer lugar para que no se transformen en asuntos urgentes.
- Las distracciones quitan tiempo porque es un recurso de evitación de esfuerzos. Por el contrario establecer momentos fijos sin interrupción crea momentos de alta concentración.
- Crea un bloque de tiempo limitado para las distracciones (ver correos, ver el móvil, etc.)
- Crear espacios temporales contra las interrupciones. Minimiza las reuniones, pon un límite para la reunión marcada por otro item temporal, como la comida. En las reuniones se habla sobre el orden del día, se habla de trabajo, no se trabaja, se acuerda lo que se va a a hacer.
- Saber decir no. Imponerse más tareas de las posibles crea una sensación de falta de tiempo. Una tarea que se atasca atasca el resto de actividades y crea un efecto domino de caos.
- Un día a la semana no quedes con nadie, deja la agenda libre. Esto crea una forma de control del tiempo al tener libertad de organizar el día.
- La agenda marca las citas y fechas límites o plazos de entrega.
- Organizar los documento por carpetas y asignar dias concretos de revisón.
- Organización del correo mediante filtros para ser procesados con días concretos para que no se conviertan en distracciones continuas. Crea plantillas personalizadas para el correo.
- Establece prioridades importantes (personales, profesionales y familiares) el día anterior o como muy tarde a primera hora. Una prioridad por día abordada al principio del día crea una sensación de control del tiempo: Evitar que las distracciones y las interrupciones bloqueen las prioridades.
- Cierra el día planificando el día siguiente.
- Buenos hábitos para acabar con no tengo tiempo: Entre tiempo y dinero elige tiempo; Compra cosas de calidad para no perder el tiempo volviendolas a comprar; llena el deposito de combustible del coche completamente, sino perderás más tiempo volviendo al surtidor;
Al crear listas dejamos de no tener tiempo al visualizar aquellas tareas realizables de las que no son realizables.
Stephen Covey: los hábitos para ser eficaz
Stephen Covey es el creador de los siete hábitos para ser eficaz.
- Ser proactivo
- Definir la meta inicialmente
- Priorizar
- Ganar ganar
- Crear sinergias. Entender al otro antes de ser entendido
- Afilar la sierra
Los hábitos para ser eficaz
Ser proactivo es lo opuesto a la queja. La proacción anticipa, mientras que la queja inmoviliza.
Crear una meta desde el inicio es la consecuencia de ser proactivo, el proposito no es un camino cualquiera, sino que es un camino propio, el mejor que sabemos hacer, el que hacemos sin esfuerzo. El camino con el que nos realizamos y a la vez aportamos valor a la sociedad.
Priorizar es saber organizar el tiempo. Poner en primer lugar lo importante, para que lo importante no se transforme en algo urgente por haber sido desatendido. Si lo importante se aborda a tiempo no habrá urgencias.
Ganar ganar es comprender que funciona mejor aquello en lo que ganamos todos que aquello en lo que unos pierden a favor de unos pocos que ganan.
Entender al otro antes de ser entendido nos lleva a crear soluciones globales que benefician al conjunto y que por ende a nosotros. La sinergia es fruto de esto, fruto de la cooperación y de la comunicación. !0 años de experiencia de uno con 10 años de experiencia de otro suman 20 años de experiencia, mientras que por separado sólo son 10.
Afilar la sierra es entender que no se rinde más por el esfuerzo que por la planificación. A veces parar y organizar las herramientas o simplemente descansar dan más frutos que un esfuerzo continuo
Read Moredistinguir las categorias del tiempo urgentes e importantes
Distinguir lo urgente de lo importante es fundamental, si lo urgente desplaza a lo importante desplazamos el propósito.
Lo urgente tiene una prioridad por encima de lo importante, sin embargo no todo lo importante es urgente. Lo urgente puede ser no importante y sin embargo prioritario, porque puede depender de un plazo temporal limitado. Lo urgente no importante es prioritario sobre lo importante.
Cuando nos domina lo urgente no importante que desplaza a lo importante nos estamos organizando mal el tiempo, de modo que nunca hacemos lo importante y vivimos en una urgencia que nos hace perder el proposito real que nos importa.
Ser proactivo es la clave para que lo urgente no ocupe a lo importante, porque al final si no hacemos lo importante, lo importante se convertirá en algo urgemnte e importante entrando en un círculo vicioso.
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